Saisie, Mise en Forme, Présentation

Scinder 1 colonne en 2 (avec nom prénom par exemple

Vous possédez une colonne contenant le nom et le prénom d’une liste de personnes. Vous souhaitez créer 2 colonnes, une avec le nom, l’autre avec le prénom.

Commencez par insérer une colonne vide à droite de la colonne à scinder
Sélectionnez ensuite la colonne à scinder
Utilisez le menu « Données/ Convertir » et choisissez l’option « délimité »
Cochez l’option « espace » et validez.

Saisir des nombres au carré ou au cube

si vous souhaitez, par exemple, taper 122, écrivez 12 puis le code : ALT + 0178

Pour le cube tapez ALT + 0179

Cacher une feuille de classeur

Si vous souhaitez cacher une feuille de votre classeur, utilisez le menu « Format/feuille/masquer ».

Pour la ré afficher ensuite, utilisez le menu « Format/feuille/afficher »

Créer un lien automatique vers une autre zone de la feuille, une autre feuille, un autre classeur, un document word ou autre

Tapez un texte quelquonque dans une cellule (par exemple : atteindre feuil2″)

sélectionnez la cellule et allez dans le menu « Insertion/lien hypertexte

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre vous pouvez :

a) dans la première partie (en haut) indiquer le fichier à atteindre (autre classeur Excel, fichier word, etc.),

b) dans la deuxième partie (en bas) l’emplacement dans le classeur (nom de l’onglet, cellule ou plage nommée) ou dans le fichier choisi (un signet pour Word par exemple).

NB : Si vous souhaitez atteindre une zone dans le classeur actif, il est inutile de renseigner la 1ere zone de la boîte de dialogue.

Afficher des points de suite dans une cellule

Dans une liste ou une énumération, il est parfois nécessaire pour parfaire la présentation, d’ajouter des points de suite. Par exemple :

Article 1…………..

Article 2……………

etc……………………

Pour obtenir ce résultat, saisissez votre texte (ou vos chiffres) puis dans Format – Cellule – Nombre – Catégorie « personnalisée »,

créez le format :

@*. (insère le nombre de points nécessaires à droite du texte dans la cellule).

ou bien

*.@ (insère le nombre de points nécessaires à gauche du texte dans la cellule).

NB : le point peut être remplacé par un autre symbole de ponctuation.

Éviter les ressaisies

Lorsque vous saisissez les 3 premières lettres d’un mot ou d’une phrase, Excel vous propose automatiquement le terme en entier (à condition évidemment que ce terme soit présent dans les cellules précédentes). Il faut cependant taper obligatoirement au moins les 3 premières lettres et même d’avantage si les termes que vous avez déjà saisis commencent de la même façon (table, tableau, tabulation, etc…)

Pour accélérer la saisie, vous pouvez demander à Excel d’afficher les termes que vous avez déjà saisis sous la forme d’une liste déroulante. Pour cela, saisissez la première lettre du terme à saisir et appuyez simultanément sur les touches <Alt> et <Flèche vers le bas>. La liste apparaît, choisissez le terme qui vous intéresse et taper sur <Entrée>.

Un autre moyen consiste à utiliser le menu contextuel (qui s’obient en cliquant avec le bouton droit de la souris) et chosir l’option « liste de choix ».

Attention : Ces 2 possibilités ne fonctionnent que si la cellule précédente est « non vide ». Si vous voulez utiliser tout de même la liste de choix dans un tableau où vous devez laisser des lignes vides, plutôt que de sauter une ligne lors de la saisie, tapez un espace dans la cellule à laisser vide ! La liste de choix continuera ainsi de fonctionner

Afficher correctement les fractions

Si vous saisissez dans une cellule la fraction 1/5, Excel affichera 1er mai !. pour afficher correctement votre fraction, il faut ajouter devant votre saisie une 0 (zéro) suivi d’un espace. Par exemple, pour saisir 1/5 et qu’Excel ne le prenne pas pour une date , il suffit de saisir 0 1/5 (1/5 s’affiche)

Corriger automatiquement les fautes de frappe et d'orthographe

Excel peut corriger automatiquement les fautes de frappe et d’orthographe à condition de spécifier auparavant un mot souvent mal tapé ou mal orthographié.

Dans le menu « Fichier/Options/Vérification », cliquez sur « Options de correction automatique », cochez les options de corrections désirées.

Placez-vous ensuite dans la zone Remplacer tapez un mot que vous tapez ou orthographiez souvent de manière erronée (par exemple, anuité). Dans la zone Par, tapez le mot correctement orthographié (par exemple, tapez annuité). Cliquez sur Ajouter pour valider le mot.

Choisir la façon d'incrémenter des séries

Dans Excel, il est possible de recopier des données en les incrémentant. Exemple : vous écrivez « lundi » dans une cellule, vous sélectionnez la poignée de recopie (en bas à droite de la cellule), vous cliquez-glissez vers la droite ou vers le bas avec le bouton gauche de la souris et dans les cellules suivantes s’écrira automatiquement : mardi, mercredi, jeudi, etc.

Vous pouvez également choisir ce que vous voulez incrémenter (valeurs, jours ouvrés, format, etc). pour cela, au lieu d’effectuer le cliqué-glissé avec le bouton gauche de la souris, vous utiliserez le bouton droit. De cette façon vous obtiendrez un menu contextuel (voir ci contre).

Le menu illustré ci-dessus a été obtenu en voulant incrémenter une date. On voit que l’on peut incrémenter les jours, les jours ouvrés les mois, mais aussi le format ou la date elle-même.

Modifier visuellement les sauts de page

Quand une feuille de calcul doit s’imprimer sur plusieurs pages, on peut choisir l’endroit où les sauts de page vont s’effectuer. Pour cela sélectionne la ligne (ou la colonne) où l’on souhaite insérer le saut de page et on utilise l’outil « Saut de page » dans le Ruban « Mise en Page » (Même opération pour supprimer le saut de page, le menu aura changé en supprimer le saut de page).

Il est possible de visualiser ces sauts de page. Pour cela, utiliser l’outil « Avec sauts de page » du Ruban « Affichage« . Dans cet écran, qui visualise également la découpe des pages, il sera alors possible de déplacer ces sauts de page (matérialisés par une ligne bleue) en les faisant glisser à l’aide de la souris.

Double clic sur le bouton "reproduire la mise en forme"

Ordinairement, lorsque l’on veut reproduire la mise en forme d’une cellule sur une autre on procède de la façon suivante :

on sélectionne la cellule dont on souhaite reproduire la mise en forme,
on clique sur l’outil de mise en forme du ruban Affichage (pinceau),
on sélectionne la cellule (ou plage de cellule) sur la quelle on désire reproduire la mise en forme de la cellule de départ.

Ce procédé n’est utilisable que pour une seule destination à la fois. Si l’on veut reproduire la mise en forme de la cellule de départ sur plusieurs cellules (ou plages de cellules) distinctes, il faut recommencer l’opération à chaque fois. pour éviter cela il suffit d’effectuer un Double clic sur le bouton « reproduire la mise en forme » :

le bouton reste sélectionné pour permettre de copier les formats dans plusieurs plages.

Attention : l’outil reste actif tant que l’on a pas cliqué à nouveau dessus.

Fusionner des Cellules sans fusionner !

Pour centrer sur plusieurs colonnes sans utiliser [fusion-cellules] …(qui cause bien du souci lorsqu’on veut insérer une nouvelle colonne ! ) :

il suffit de placer son texte dans la première cellule à droite de la sélection sur laquelle on désire voir le titre centré puis:

format-cellule
..alignement
….horizontal
…..centré sur plusieurs colonnes.

Insérer l'heure ou le jour..

Insérer l’heure : CTRL : (Touche « Contrôle » + « double point » )

Insérer la date du jour : CTRL ; (Touche « Contrôle » + » point virgule » )

Incrémenter un seul nombre

Incrémenter un seul nombre :

Appuyer sur la touche « CTRL + » et faire glisser la poignée de recopie (Coin inférieur droit de la sélection)

Fermer tous les fichiers en une seule fois

Maintenir la touche MAJ enfoncée tout en utilisant le menu Fichier. L’option « Fermer tout » s’affiche à la place de la fonction « Fermer ».

Déplacer des cellules d'une feuille de calcul à une autre feuille du même classeur

Au préalable créer une nouvelle fenêtre à l’aide du menu « Nouvelle fenêtre » du Ruban « Affichage«

Puis, afficher les deux fenêtres à l’aide de l’outil « Réorganiser tout » du Ruban « Affichage«

Dans une fenêtre sélectionner la feuille de calcul de départ et dans l’autre fenêtre la feuille de calcul d’arrivée.
Sélectionner les cellules à déplacer sur la feuille de départ,
Faire glisser la sélection vers l’onglet de la feuille recevant la copie en maintenant la touche ALT enfoncée.

Changer de feuille de calcul à l'aide d'un menu contextuel

Placez vos feuilles (onglets) en ordre alphabétique pour faciliter la navigation entre elles. En cliquant sur le bouton droit de la souris alors que le pointeur est situé sur les flèches de navigation entre les feuilles, la liste de ces dernières vous est offerte en menu contextuel.

Pour faire la même entrée dans plusieurs cellules

Pour faire la même entrée dans plusieurs cellules (valeur ou formule), sélectionnez la plage, inscrivez votre entrée et cliquez « Ctrl+Entrée ».

Figer une formule dans la barre de formule

Sélectionner la formule dans la barre de formule, puis taper sur la touche F9. La formule sera remplacée par son résultat.

Forcer le retour à la ligne dans une cellule

Pour forcer le retour à la ligne dans une cellule appuyer sur la combinaison de touches ALT+Entrée à l’endroit désiré.

Calculer une partie de formule dans la barre de formule

Vous voulez vérifier une partie d’une formule de calcul que vous avez construit en affichant son résultat (par exemple dans la formule : =SOMME(A1:B2)+SOMME(C4:D12) vous voulez connaître le résultat de « SOMME(A1:B2) »).

Sélectionnez cette partie de la formule dans la barre de formule et appuyez sur la touche F9. La partie sélectionnée sera remplacée par sa valeur.
Appuyer sur Ctrl Z (annuler) pour afficher à nouveau la formule à la place de la valeur.

Masquer le contenu d'une cellule

Appliquer le format personnalisé « ;;; » ou choisir une police de texte de même couleur que le fond de la cellule (blanc si la cellule apparaît en blanc!).

A noter que le contenu est affiché dans la barre de formule ( pour ne pas l’afficher, décocher l’option « Barre de formule » du menu Affichage).

Mettre un contrôle de saisie sur des cellules

Choisir la (ou les) cellule(s) sur la(les)quelle(s) vous voulez faire un contrôle.

Puis dans le menu « Validation » du Ruban « Données », saisissez le contrôle que vous voulez effectuer.

(vous pouvez également saisir un commentaire et un texte de message)

Pour conserver exactement le texte que l'on vient de saisir, sans qu'Excel prenne la liberté de le traduire "au mieux"

Pour conserver exactement le texte que l’on vient de saisir, sans qu’Excel prenne la liberté de le traduire « au mieux… », il suffit simplement de placer le caractère ‘ (apostrophe) en tête.

exemple :

– si on veut écrire 1/10 Excel traduit en 01-oct.

– si l’on veut voir apparaître 1/10, il faut écrire ‘1/10 , (avec un apostrophe comme 1er caractère) et là, Excel s’incline…

remarque : si l’on veut utiliser des fraction, il faut taper 0 1/10 et là; on peut, en plus, faire des calculs

le double-clic magique sur le bouton de duplication d'une cellule

Lorsque apparaît la croix, plutôt que tirer laborieusement la formule vers le bas, il suffit de double-cliquer dessus. La formule se duplique alors jusqu’à la dernière cellule, à condition qu’il y ait des données sur la colonne de droite ou de gauche.

Dans un classeur, passer rapidement d'un onglet à l'autre

Dans un classeur, passer rapidement d’un onglet à l’autre : Utilisez la combinaison de touches :

Pour avancer, CTRL + Page suivante
Pour reculer, CTRL + Page précédente

Pour passer rapidement d'un classeur à l'autre (lorsqu'il y en a plusieurs d'ouverts)

Utiliser la combinaison de touches : CTRL + F6 (ou SHIFT + CTRL + F6 pour balayer dans l’ordre opposé).

Créer ses propres listes (fonctionnant comme la liste janvier, février, mars,...)

Il existe dans Excel des listes que l’on peut utiliser de la façon suivante :

Par exemple :

Ecrivez » Janvier » dans une cellule et validez
Selectionnez cette cellule
A l’aide de la poignée de recopie (en bas à droite de la cellule) tirez vers la droite (ou vers le bas)
Dans les cellules suivantes apparaitrons : » février » puis » mars » etc.

Le même principe fonctionne avec lundi, mardi, mercredi, etc.

NB : le format du mot saisi (majuscule, minuscule, première majuscule) sera repris, lors de la recopie, pour tous les éléments de la liste

Créer ses propres listes

Vous possédez une liste de noms que vous utilisez fréquemment. Vous pouvez la mémoriser de façon à la réutiliser ultérieurement.

Utilisez le menu » Fichiers – Options – Options avancées – rubrique Général » et cliquez sur « Modifier les listes personnalisées »,
Dans la zone » Entrées de la liste » saisissez les éléments de votre liste en tapant sur la touche » Entrée » après chaque élément ,
Quand la liste est entièrement saisie, cliquez sur le bouton » Ajouter » puis sur OK.

Votre liste est désormais utilisable en tapant n’importe quel élément de celle-ci dans une cellule.

Vous pourrez par la suite modifier cette liste en la sélectionnant dans la partie » Lstes personnalisées » et en agissant dans la partie » Entrées de la liste « .