Listes, boutons, etc.

Listes déroulantes

Cases à cocher

Cases à options

L’utilisation des listes déroulantes, cases à cocher, cases à option, sont décrites à l’aide de l’exemple ci-contre et les conseils ci-dessous.

Vous avez besoin d’afficher le ruban “Développeur afin de disposer des outils d’automatisation des documents.

Afin d’illustrer l’utilisation des différents éléments d’automatisation nous allons travailler sur un classeur qui comportera 4 onglets (feuilles).
Télécharger le fichier ici

  • Une feuille avec la liste des clients,
  • une feuille avec la liste des articles,
  • une feuille avec la liste des remises
  • une feuille avec une facture déjà préparée avec la fonction =recherchev() pour la désignation et le prix unitaire des articles (voir la fonction =recherche())
Les listes déroulantes

Dessiner le bouton « liste déroulante »

Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture.

  1. Cliquez sur l’onglet « Facture »
  2. Dans le Ruban « Développeur » cliquez sur l’outil « Insérer » puis sur le contrôle « liste déroulante ».
  3. Le curseur prend la forme d’une petite croix fine.
  4. Amenez le curseur à l’endroit désiré et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.

Déterminer le paramétrage du bouton

En l’état, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut 

  • Le relier à une plage de cellules.
  • Désigner la cellule liée
  1. Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le l’objet bouton pour le sélectionner.
  2. Cliquez sur le menu Format de Contrôle.
  3. La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.
  4. Cliquez dans la zone « Plage ».
  5. Cliquez sur l’onglet « Listes de clients »
  1. Sélectionnez la plage de cellules contenant le nom des clients A2:A10. (cette plage peut être plus grande afin de prévoir la saisie de nouveaux clients).
  2. Cliquez dans la zone « Cellule liée ».
  3. Cliquez sur la cellule où s’inscrira le résultat du choix fait dans la liste (par exemple G1).
  4. Validez en cliquant sur OK.
  5. Cliquez en dehors du bouton.

Avant :

Après :

En cliquant sur la flèche à droite du bouton vous déroulez la liste des informations contenues dans la plage de cellules A1:A10 de la feuille « Liste des clients » :

Choisissez le nom désiré en cliquant dessus.

Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G1) sous la forme d’un nombre. Ce nombre est la position du nom choisi dans la liste :

  • Si le premier nom est choisi, le nombre inscrit dans la cellule G1 est 1
  • Si le deuxième nom est choisi, le nombre inscrit dans la cellule G1 est 2.
  • etc.

Utiliser le résultat de la cellule liée

Pour cela vous allez construire à l’endroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :

=INDEX(tableau;no_lig;no_col)

  • tableau est la plage de cellules sur laquelle la recherche va porter.
  • no_lign est le numéro de la ligne de ce tableau où se trouve l’information désirée.
  • no_col est le numéro de la colonne de ce tableau où se trouve l’information désirée.

Pour notre exemple, vous allez saisir les données sur l’onglet « Liste des clients ». Le tableau ainsi complété se présentera comme ci-contre. ATTENTION :  le tableau doit toujours être trié dans l’ordre alphabétique !

Pour établir votre document, vous allez avoir besoin des coordonnées complètes du client (Nom, adresse). Vous allez construire les formules de calcul nécessaires. La première formule de calcul que vous allez construire sur l’onglet « Facture », va vous permettre d’afficher le nom du client choisi à l’aide de la liste déroulante.
IMPORTANT : en prévision de l’allongement de votre liste de clients, sélectionnez les colonnes entières de A à D !

La formule va rechercher sur la feuille « Liste des clients », dans le tableau qui s’étend des colonnes  A jusqu’à la cellule D, l’information qui se trouve sur la ligne correspondant au nom du client (numéro inscrit en cellule G1) et dans la colonne 1 (colonne A). La formule est la suivante :

=INDEX(A:D;$G$1;1)

De même, pour obtenir l’adresse du client, construisez la formule :

=INDEX(A:D;$G$1;2)

Seul changement, le numéro de la colonne où se trouve l’information. Il s’agit ici de la colonne 2.

Pour obtenir le code postal qui se trouve dans la troisième colonne du tableau, construisez la formule :

=INDEX(A:D;$G$1;3)

Quand la valeur en G1 change (par l’intermédiaire de la liste déroulante), le résultat affiché change aussi.

Les cases à cocher

Les cases à cocher sont des boutons que l’on installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases à cocher, un certains nombre de paramètres sont nécessaires :

  • Une cellule liée où sera renvoyé le choix fait dans la case à cocher.
  • Une formule de calcul qui exploitera le résultat du choix contenu dans la cellule liée.

Nous allons construire une case à cocher qui donnera le choix entre facturer des frais de port ou non.

Dessiner le bouton

Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul « Facture » préalablement créée. 

  1. Cliquez sur l’onglet « Facture »
  2. Dans le Ruban « Développeur » cliquez sur l’outil « Insérer » puis sur le contrôle  « case à cocher ». 
  3. Le curseur prend la forme d’une petite croix fine.
  4. Amenez le curseur à l’endroit désiré et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.
  5. Le bouton aura l’aspect ci-contre : 
  6. Déterminez le paramétrage du bouton

En l’état, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut :

  • Désigner la cellule liée
  • Lui donner un libellé.

Pour désigner la cellule liée :

  1. Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur l’objet bouton pour le sélectionner.
  2. Cliquez sur le menu Format de Contrôle.
  3. La boîte de dialogue ci-après apparaît.
  4. Cliquez dans la zone « Cellule liée ».
  5. Cliquez sur la cellule où s’inscrira le résultat du choix fait dans la liste (par exemple G3).
  6. Validez en cliquant sur OK.
  7. Cliquez dans le bouton.
  8. Effacez « case à cocher ».
  9. Ecrivez le nom du bouton (« facturer des frais de port » dans notre exemple).

Utiliser la case à cocher

En cliquant sur la case à gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G3) sous la forme d’un message :

  • Si la case est cochée, s’inscrit dans la cellule G3 « VRAI ».
  • Si la case n’est pas cochée, s’inscrit dans la cellule G3 « FAUX ».

Utiliser le résultat de la cellule liée :

=SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)

• test_logique est la lecture de la cellule G3.

• valeur_si_vrai  est le résultat que la fonction doit afficher si « VRAI » est écrit en G3.

• valeur_si_faux  est le résultat que la fonction doit afficher si « FAUX » est écrit EN G3.

Dans l’exemple, 50 € de frais de port seront facturés si la case est cochée (et donc la valeur en G3 est « VRAI »). La formule, construite dans notre exemple en F21, est la suivante :

=SI(G3=VRAI;50;0)

Quand la valeur en G3 change (par l’intermédiaire de la case à cocher), le résultat affiché change aussi.

Les cases à options
  1. Cliquez sur l’onglet « Facture »
  2. Dans le Ruban « Développeur » cliquez sur l’outil « Insérer » puis sur le contrôle  « zone de groupe ». 
  3. Le curseur prend la forme d’une petite croix fine.
  4. Amenez le curseur à l’endroit désiré et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.
  1. Dans le Ruban « Développeur » cliquez sur l’outil « Insérer » puis sur le contrôle  « case à options ».
  2. Le curseur prend la forme d’une petite croix fine.
  3. Amenez le curseur à dans la zone de groupe et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.

NB : Répétez l’opération pour avoir 3 cases à options dans la zone de groupe.

  1. Cliquez sur l’onglet « Facture »
  2. Dans le Ruban « Développeur » cliquez sur l’outil « Insérer » puis sur le contrôle  « zone de groupe ». 
  3. Le curseur prend la forme d’une petite croix fine.
  4. Amenez le curseur à l’endroit désiré et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.
  5. Le bouton aura l’aspect ci-contre : 

il faut maintenant placer dans la zone de groupe les options souhaitées :

  1. Dans le Ruban « Développeur » cliquez sur l’outil « Insérer » puis sur le contrôle  « case à options ».
  2. Le curseur prend la forme d’une petite croix fine.
  3. Amenez le curseur à dans la zone de groupe et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.

Déterminer le paramétrage des boutons

La zone de groupe n’est là que pour contenir les cases à options. Ce sont elles qui seront paramétrées pour renvoyer une information utilisable. Vous pouvez cependant changer son nom pour améliorer votre présentation.

Pour changer le libellé de la zone de groupe :

  1. Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le l’objet bouton pour le sélectionner.
  2. Cliquez dans le bouton.
  3. Effacez « zone de groupe ».
  4. Ecrivez le nom de la zone (« offerts » dans notre exemple).
  5. Cliquez en dehors du bouton.

Pour paramétrer les cases à options :

IMPORTANT : Dans une même zone de groupe, toutes les cases à options doivent posséder la même cellule liée (G4 dans notre exemple).

Pour chaque case à option :

  1. Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le l’objet case à option  pour le sélectionner.
  2. Cliquez sur le menu Format de Contrôle.
  3. La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.
  4. Cliquez dans la zone « Cellule liée ».
  5. Cliquez sur la cellule où s’inscrira le résultat du choix fait dans la liste (par exemple G4).
  6. Validez en cliquant sur OK.
  7. g) Cliquez dans la case à option .
  8. h) Effacez « case à options ».
  9. i) Ecrivez le nom de la case à option  (« pas d’offerts » dans notre exemple).
  10. j) Cliquez en dehors du bouton.

Utiliser les cases à options

En cliquant sur la case à gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. On ne peut cocher qu’une seule case à option dans une même zone de groupe. Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G4) sous la forme d’un nombre :

  • Si la première case est cochée, s’inscrit dans la cellule G4 le nombre 1.
  • Si la deuxième case est cochée, s’inscrit dans la cellule G4 le nombre 2.
  • Si la troisième case est cochée, s’inscrit dans la cellule G4 le nombre 3.
  • etc.

Utiliser le résultat de la cellule liée

Pour cela vous allez construire à l’endroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :

=SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)

Test_logique est la lecture de la cellule G4.

• valeur_si_vrai  est le résultat que la fonction doit afficher si le nombre 1 » est écrit en G4.

• valeur_si_faux  est le résultat que la fonction doit afficher si le nombre 1 n’est pas écrit EN G4.

Dans notre exemple, rien ne sera offert si la première case est cochée (et donc la valeur en G4 est 1). Mais dans ce cas, il faut combiner une seconde fonction SI dans le cas ou la valeur en G4 n’est pas 1. La formule, construite dans notre exemple en C17, est la suivante :

=SI(G4=1;” “;SI(G4=2;“Boîte de DVD“;“Tapis de souris”))

Quand la valeur en G4 change (par l’intermédiaire des cases à options), le résultat affiché change aussi.