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EXCEL XP - Les Graphiques

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Document de départ
Création d’un graphique
le graphique dans la feuillede calcul

Modifier le graphique  à l’aide de l’assistant

Construire une pyramide des âges

Les graphiques permettent d’illustrer de façon claire les données chiffrées d’un tableau.

 

Document de départ

Un graphiqueest toujours créé à partir d’un tableau réalisé sur une feuille de calcul Excel.

 

Vous allez concevoir un graphique à partir du tableau ci-dessous :

 

 

Pour construire un graphique, il vous suffit de cliquer sur l’une quelconque des cellules du tableau contenant les données à prendre en compte.

 

Il est cependant possible de ne sélectionner q’une partie des données si le graphique ne doit porter que sur celles-ci (notamment si vous ne souhaitez pas inclure les lignes et /ou les colonnes de total.

 

La plage de cellule sélectionnée ne doit pas comporter de lignes ou de colonnes vides. Celles-ci seront interprétées comme des valeurs à zéro dans le graphique et vont gêner la lecture de celui-ci.

 

Pour éviter d’avoir des échelles trop importantes, il est préférable de ne pas prendre en compte les colonnes et les lignesde totaux, sauf nécessité absolue.

 

Dans notre exemple, la plage de cellules à sélectionner sera : A3:D7

 

Création d’un graphique
 

Le graphiquesera créé sur la feuillecontenant déjà le tableau (ou sur une autre feuille du classeur) par l’intermédiaire de l’assistantgraphique. Le graphique ainsi créé sera un objetde la feuille de calcul sur laquelle il apparaîtra.

 

1)     Sélectionnez la plage de cellules A3 :D7 de votre tableau (voir pageprécédente).

2)     Cliquez sur l’outil assistantgraphique   (voir schéma ci-dessous).

 

 

3)     La première page de l’assistantgraphiqueapparaît :

 

 

 

Ø      A gauche le type de graphique,

Ø      A droite les différentes présentations à l’intérieur du type sélectionné.

 Le choix sera fonctiondes données à représenter.

 

 

 

Différents types de graphiques  vous sont proposés.

Effectuez un choix et cliquer sur le bouton

(pour cet exemple vous retiendrez la sélection par défaut, c’est à dire un histogramme en 2 dimensions).

 

4)     La deuxième étape de l’assistantapparaît. Cette étape concerne l’ordre de traçage des informations

5)      

 

 

 

 

Selon l'effet désiré, vous choisirez de tracer les séries (données) en colonnes ou en ligne. L'aperçu vous aide à prendre une option.

 

Effectuez un choix et cliquer sur le bouton

(pour cet exemple vous retiendrez la sélection par défaut, c’est à dire un traçage des séries en colonnes).


 

 

6)     La troisième étape de l’assistantapparaît. Cette étape comporte plusieurs possibilités de mise en forme détaillées ci-après. Le premier onglet qui s’affiche (Titres) va vous permettre de présenter le graphique :

 

 

a)     onglet titre

Vous pouvez ici donner des titres au graphique, à l'age des abscisses et à l'axe des ordonnées

 

b)     Onglet Axe

Vous déterminez ici la position des séries sur les axes. Par défaut, les séries seront tracées dans l'ordre qu'elles occupent dans le tableau d'origine. Vous conserverez l'option par défaut. Toutefois, si les titres de colonnes (ou de lignes) servant d'axe principal, sont des dates, vous possédez ici la possibilité de les faire apparaître en ordre chronologique.

 

c)      Onglet quadrillage

Pour améliorer la lisibilité des informations il vous est possible de quadriller l'axe des abscisses et/ ou celui des ordonnées (2 niveaux de quadrillage sont proposés)

 

d)     Onglet légende

Vous décidez ici de l'affichage de la légende et de sa position. Notez que la légende pourra être déplacée à volonté par la suite.

 

e) Onglet étiquettes de données

 Vous pouvez afficher les valeurs de chaque série. Selon le type de graphique choisi, cette possibilité ne devra pas être employée.

 

e)     Onglet table de données

Vous permet de faire apparaître sous le graphique le tableau source.


Conservez, pour cet exemple, les options par défaut et cliquez sur le bouton

.

 

7)     Dernière étape de la conception du graphique, vous devez décider si le graphique sera tracé sur la feuille où se trouve le tableau de données, ou sur une feuille différente du classeur. Dans ce dernier cas, cette feuille sera spécifique et ne contiendra que le graphique en cours de conception à l'exclusion de toute autre donnée.

 

 

Pour la suite de cet exemple, vous allez opter pour un traçage du graphique dans la feuille contenant le tableau (option par défaut).

 

Terminez en cliquant sur le bouton


le graphique  dans la feuille de calcul

 Déplacer le graphique

 

a)   Sélectionnez le graphiqueà déplaceren cliquant dessus

b)   Amenez le pointeur de la souris sur le graphique. Le pointeur se transforme en flèche.

c)   Faites glisser le graphiqueen maintenant le boutongauche de la souris enfoncé.

 

Modifier la taille de l’objetgraphique

 

a)   Sélectionnez le graphiqueen cliquant dessus

b)   Amenez le pointeur de la souris sur un des carrés entourant le graphique. Le pointeur se transforme en double flèche.

c)   Faites glisser le carré en maintenant le boutongauche de la souris enfoncé.

 

Supprimer le graphique

 

a)   Sélectionnez le graphiqueà supprimeren cliquant dessus

b)   Utilisez le menu Edition- effacer - tout. (ou touche Suppr.)

 

 

Modifier le graphique  à l’aide de l’assistant

 

Vous pouvez modifier tous les paramètres du graphiqueà l’aide de l’assistant graphique. Vous repasserez par toutes les étapes de la conception du graphique et pourrez modifier n'importe quelle option.

 

 

a)   Sélectionnez l’objet graphiqueen cliquant dessus

b)   Lancez l’assistant en cliquant sur l’outil
 

Modifier la légende

Si vous avez affiché une légende, il est à présent possible de modifier son aspect et sa position. Un double clic sur la légende et la boîte de dialogue suivante apparaît :

 

a)     onglet Motifs

 

 

b)     Onglet Police


 

 

c)      Onglet Emplacement

 

 

Vous pouvez également déplacer et redimensionner la légende à l’aide de la souris.

 

Supprimer une sériede données

Si vous ne désirez plus voir l’une quelconque des séries du graphique :

 

a)   Sélectionnez la série à supprimeren cliquant sur une des barres de celle-ci.

b)   Utilisez le menu Edition- effacer(ou touche de raccourci « SUPPR »).

 

Dans cet exemple, si vous supprimez la barre du 2ème trimestre, le graphiqueapparaîtra ainsi :

 

Remarquez que la légende s’est également modifiée.


 

Ajouter une sériede données

 

Si le tableau d’origine s’est étoffé d’une colonne supplémentaire (4ème trimestre par exemple), vous pouvez ajouter ces données dans le graphique:

 

Ajouter une série par glisser déplacer

 

a)   Dans le tableau d’origine sélectionner la sériede données avec son en-tête de colonne.

b)   Faire glisser la sélectiondans le graphique.

 

La nouvelle séries’est positionnée à la suite des précédentes.

Ajouter une série à l’aide de l’assistant

Il vous suffit de redéfinir la plage de cellules à tracer. Pour cela relancez l’assistantgraphique(voir procédure page8)

 

Modifier les séries de données (ordre de traçage, aspect, etc.)

 

Effectuez un « Double clic » sur une des série (barre) du graphique. La boîte de dialogue suivante s'ouvre

 

a) onglet Ordre des séries

 

 


 

c)   onglet Motifs

Cet onglet vous permet de modifier l'aspect des séries du graphique (barres, lignes ou portion de secteur).

 

 

 

Interactivité du tableau et du graphique

Le tableau et le graphique sont liés entre eux. Ainsi, toute modification des données (texteou chiffres) dans le tableau, sera automatiquement mise à jour dans le graphique.

 

Modifier les axes (abscisse et ordonnée)

En effectuant un double clic sur un axe, vous ouvrez une boîte de dialogue qui vous permet de modifier l'aspect de celui-ci, et notamment :

 

·      l’aspect à l’aide de l’ongletmotifs

·      la position de traçage à l’aide de l’onglet échelle

·      la police de caractèresà l’aide de l’ongletpolice.

·      Le format des nombres  à l'aide de l'onglet nombre

·      la position à l’aide de l’onglet alignement

 

Ajouter une flèche

Afin de mettre en évidence des zones du graphique (sériela plus faible ou la plus forte), vous pouvez les désigner à l’aide d’une flèche.

a)   Affichez la barre d’outils « dessin».

b)   cliquez sur l’outil flèche.

c)   la souris prend la forme d’une croix. Tracez la flèche en maintenant le boutongauche de la souris enfoncé.

d)   Pour modifier la flèche, déplacezles petits ronds blancs aux extrémités en les faisant glisser à l’aide de la souris.

 

 

Vous pouvez modifier

 

·      l’aspect de la flèche à l’aide du menu Format- Forme automatique.

 

Incorporer une zone de texte

Vous pouvez saisir du texte dans Excel dans les mêmes conditions que dans un traitement de texte classique. Pour cela, le texte devra être écrit dans une zone spécifique créée à l’aide d’un outil. Cette zone sera un objet de la feuillede calcul et réagira, en terme de déplacement, de taille et mise en forme, comme un graphiqueincorporé.

 

a)   Cliquez  sur l’outilde la barre d’outils dessin 

b)   Amenez le pointeur de la souris (qui a pris la forme d’une petite croix fine) à l’endroit désiré de la feuillede calcul.

c)   Cliquez sur le bouton gauche de la souris et, sans le relâcher, faites glisser la souris. Un cadrese dessine.

d)   Lâchez le bouton gauche de la souris. Un curseur apparaît dans le cadre qui vient de se créer.

e)   Saisissez le texte désiré.

 

 

Le textesaisi à l’intérieur de ce cadreest utilisable comme dans un traitement de texte. On peut donc intervenir pour modifier la policede caractèresd’un ou plusieurs mots.

Pour modifier la taille ou déplacer cette zone de texte,procédez comme pour les autres objets de la feuillede calcul (voir page8).

 

Remplacer une barre par un dessin

a)   Sélectionnez la série à remplacer par un dessinen cliquant dessus.

b)   Utilisez le menu Insertion - image - à partir du fichier.

c)   Choisissez une image disponible sur le disque dur ou une disquette (images Word, Powerpoint, etc..).

d)   Validez.

e)   Mettre la série en forme à l’aide du menu Format - série de données sélectionnée.


Construire une pyramide des âges

Ce type de graphique n’existe pas dans la liste des formes proposées. Il convient donc de procéder à quelques aménagements.

 

Nous allons travailler à partir d’un exemple concret : l’effectif salarié d’une entreprise dont la liste est détaillée ci-dessous.

 

Age

Hommes

Femmes

 

Age

Hommes

Femmes

22

2

3

 

42

47

37

23

3

5

 

43

43

38

24

5

7

 

44

40

35

25

7

10

 

45

38

33

26

5

6

 

46

38

30

27

8

6

 

47

37

26

28

10

8

 

48

30

25

29

10

9

 

49

32

20

30

12

10

 

50

26

18

31

15

11

 

51

22

17

32

22

14

 

52

19

14

33

28

15

 

53

15

13

34

30

16

 

54

12

12

35

28

19

 

55

9

6

36

32

21

 

56

8

6

37

35

27

 

57

6

4

38

39

29

 

58

5

3

39

45

33

 

59

3

2

40

43

35

 

60

1

1

41

46

35

 

Totaux

856

659

 

Pour construire la pyramide, recopiez cette liste dans Excel (toutes les données doivent se trouver les unes en dessous des autres et non comme présenté ci-dessus).

Changez le nom de votre onglet et nommez le, pour cet exemple, « Données »

 

  1. Une fois la liste saisie, on a en colonnes B les hommes et colonne C les femmes.
  2. Sélectionnez la colonne B (âge des hommes) et C (âge des femmes) sans les totaux.
  3. Lancez l’assistant graphique et choisissez le type « Barres »
  4. Passez à l’étape suivante de l’assistant.

 

 

 

A l’étape 2 de l’assistant, indiquez que les âges doivent figurer sur l’axe des abscisses. Pour cela,

1.       sélectionnez l’onglet série,

2.       puis cliquez dans la zone « étiquettes des abscisses »

3.       sélectionnez dans votre tableau les âges de la colonne A

 

Vous devez obtenir le résultat ci-contre

 

 Puis on validez toutes les autres étapes en cliquant sur le bouton « Suivant ». Prenez la précaution de tracer le graphique dans une nouvelle feuille Graph. Le graphique obtenu se présente ainsi :

 

A présent vous allez opérer une série de modifications.

  1.  Dans le graphique sélectionnez une série (par exemple la série « homme ») en cliquant sur une des barres de celle-ci

  2. Utilisez le menu « format/ série de données sélectionnée » et choisissez l’onglet « Sélection de l’axe »

  3. Cliquez sur l’option « Axe secondaire »

  4. Sélectionnez à présent l’axe des ordonnées secondaire en cliquant dessus (il s’agit de l’axe en haut du graphique indiqué par la flèche verte sur l’image précédente).

  5. Utilisez le menu « Format/ Axe sélectionné » et cliquez sur l’onglet « Echelle »

  6. Cochez l’option « Valeurs inverse » et indiquez dans le « Minimum » le même nombre que dans « Maximum » mais en négatif (voir image page suivante).

NB : Il est souhaitable d’augmenter le nombre par défaut.

 
  1. Sélectionnez à présent l’axe des ordonnées principal en cliquant dessus (il s’agit de horizontal en bas du graphique).

  2. Allez dans le menu « Format/ Axe sélectionné » et cliquez sur l’onglet « Echelle »

  3. Indiquez dans le « Minimum » le même nombre que dans « Maximum » mais en négatif (voir image page suivante).

NB : Il est souhaitable d’augmenter le nombre par défaut.

 

Le résultat doit être celui-ci (si vous n’obtenez pas ce résultat, retournez dans le format des axes principal et secondaire pour vous assurer que le minimum est bien la valeur inverse du maximum).

 


Terminez la mise en forme du graphique en grossissant les barres. Pour cela supprimez l’intervalle entre les valeurs.

Pour chaque série (hommes et femmes),

  1. sélectionnez la série,

  2.  utilisez le menu « format / série de données sélectionnée », onglet « Options »,

  3.  changez la valeur de l’intervalle en la mettant à zéro (voir image ci-dessous)