AUTOMATISATION DES DOCUMENTS

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Les listes déroulantes

La plage de cellules reliée à la liste déroulante
Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la liste déroulante
Utiliser le résultat de la cellule liée

Les cases à cocher

Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la case à cocher
Utiliser le résultat de la cellule liée

Les cases à options

Dessiner le bouton
Déterminer le paramétrage du bouton
Utiliser la case à options
Utiliser le résultat de la cellule liée

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 Il est possible d’incorporer dans un document des boutons qui permettront de filtrer une liste ou de faire des choix.

 Pour illustrer ces fonctions, nous reprendrons l’exemple d'une facture (télécharger l'exemple). Après construction, le document se présentera sous la forme ci-dessous. Chacune des options est détaillée dans les pages suivantes.

 

  La construction de ces boutons s’effectue à l’aide de la barre d’outils " Dialogue " qu’il convient d’afficher. Pour afficher cette barre d’outils, cliquer sur le menu Affichage - Barre d’outils et cocher la case " Dialogue ". La barre d’outils suivante s’affiche :

 

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 Les listes déroulantes

 Les listes déroulantes sont des boutons que l’on installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces listes déroulantes, un certain nombre de paramètres sont nécessaires :

 

Nous allons commencer par construire une liste déroulante qui affichera la liste des clients de l’entreprise.

 

 

La plage de cellules reliée à la liste déroulante

 Il faut, au préalable, construire cette plage de cellules. Il est préférable, en termes d’organisation, de la construire sur une feuille de calcul séparée. Cette feuille sera appelée " Liste clients ". et se présentera ainsi :

 

 

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Dessiner le bouton

 Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc créer une nouvelle feuille de calcul que l’on appellera " Facture ".

  1.  

 

Le bouton aura cet aspect :

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Déterminer le paramétrage du bouton

 En l’état, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut

 

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Utiliser la liste déroulante

 En cliquant sur la flèche à droite du bouton, on déroule la liste des informations contenues dans la plage de cellules A1:A10 de la feuille " Liste des clients " :

 

 

On choisit le nom désiré en cliquant dessus.

 

Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G1) sous la forme d’un nombre. Ce nombre est la position du nom choisi dans la liste :

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Utiliser le résultat de la cellule liée

 Pour cela on va construire à l’endroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :

  =INDEX(tableau;no_lig;no_col)

 

Pour notre exemple, nous allons compléter la feuille de calcul " Liste des clients ". Le tableau ainsi complété se présentera ainsi : 

Pour établir notre document, nous allons avoir besoin des coordonnées complètes du client (Nom, adresse). Nous allons construire les formules de calcul nécessaires. La première formule de calcul que l’on va construire sur la feuille " Facture ", va nous permettre d’afficher le nom du client choisi à l’aide de la liste déroulante.

 

La formule va rechercher sur la feuille " Liste des clients ", dans le tableau qui s’étend de la cellule A2 jusqu’à la cellule D10, l’information qui se trouve sur la ligne correspondant au nom du client (numéro inscrit en cellule G1) et dans la colonne 1 (colonne A). La formule est la suivante :

  

=INDEX(A2:D10;$G$1;1)

  

De même, pour obtenir l’adresse du client, on construit la formule :

  

=INDEX(A2:D10;$G$1;2)

  

Seul changement, le numéro de la colonne où se trouve l’information. Il s’agit ici de la colonne 2.

 

Pour obtenir le code postal qui se trouve dans la troisième colonne du tableau, on construit la formule :

 

=INDEX(A2:D10;$G$1;3)

  

Quand la valeur en G1 change (par l’intermédiaire de la liste déroulante), le résultat affiché change aussi.

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 Les cases à cocher

 Les cases à cocher sont des boutons que l’on installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases à cocher, un certains nombre de paramètres sont nécessaires :

 

Nous allons construire une case à cocher qui donnera le choix entre facturer des frais de port ou non.

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Dessiner le bouton

 Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul " Facture ".préalablement créée.

.

 

Le bouton aura cet aspect :

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Déterminer le paramétrage du bouton

 En l’état, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut

 Pour désigner la cellule liée :

 

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Utiliser la case à cocher

 En cliquant sur le case à gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G3) sous la forme d’un message :

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Utiliser le résultat de la cellule liée

 Pour cela on va construire à l’endroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :

 =SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)

 

Dans notre exemple, 50 F de frais de port seront facturés si la case est cochée (et donc la valeur en G3 est " VRAI "). La formule, construite dans notre exemple en F21, est la suivante :

 =SI(G3=VRAI;50;0)

  Quand la valeur en G3 change (par l’intermédiaire de la case à cocher), le résultat affichée change aussi.

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Les cases à options

 Les cases à options sont des boutons que l’on installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases à options, un certains nombre de paramètres sont nécessaires :

 

Nous allons construire plusieurs cases à options qui donneront le choix des cadeaux offerts au clients

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Dessiner le bouton

 Le bouton doit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul " Facture ".préalablement créée.

 

 

 

Les deux boutons imbriqués auront cet aspect :

 

Pour notre exemple nous allons construire trois cases à options dans la zone de groupe. Chaque bouton doit être paramètré.

 

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Déterminer le paramétrage du bouton

 En l’état, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut

 

Pour changer le libellé de la zone de groupe :

 

pour paramètre les cases à options :

 

 

Dans notre exemple, nous utilisons 3 cases à options. Répéter l’opération pour les deux autres cases à options afin d’obtenir :

 

 

 

IMPORTANT : Dans une même zone de groupe, toutes les cases à options doivent posséder la même cellule liée (G4 dans notre exemple).

 

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Utiliser la case à options

 En cliquant sur le case à gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. On ne peut cocher qu’une seule case à option dans une même zone de groupe. Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G4) sous la forme d’un nombre :

 

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Utiliser le résultat de la cellule liée

 Pour cela on va construire à l’endroit désiré une formule de calcul. Cette formule est la suivante :

 =SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)

 

 

Dans notre exemple, rien ne sera offert si la première case est cochée (et donc la valeur en G4 est 1). Mais dans ce cas, il faut combiner une seconde fonction SI dans le cas ou la valeur en G4 n’est pas 1. La formule, construite dans notre exemple en C17, est la suivante :

 =SI(G4=1;" ";SI(G4=2;"Boîte de disquette";"Tapis de souris"))

  

Quand la valeur en G4 change (par l’intermédiaire des cases à options), le résultat affiché change aussi.

  

Pour rendre une liste dynamique, c’est à dire capable d’évoluer dans le temps, il faut lui donner le nom " Base_de_données ". Cette liste devra être mise à jour par l’intermédiaire du menu Données - Grille. (cliquer ici pour atteindre le chapitre correspondant). Ce nom devra ensuite être utilisé dans les formules de calcul faisant référence à cette liste. Ainsi, toute modification de la liste par l’intermédiaire du menu Données - Grille se répectutera automatiquement sur les feuilles de calcul qui en dépendent.

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